Persondatapolitik

Persondatapolitik for elever og kursister

Som led i din uddannelse på Hotel- og Restaurantskolen indsamler og behandler vi personoplysninger om dig (og dine forældre, hvis du er under 18 år) jf. artikel 6, stk. 1, og artikel 9, stk. 1, i databeskyttelsesforordningen.

Efter databeskyttelsesforordningens artikel 13 og 14 skal vi give dig en række oplysninger, når vi modtager oplysninger om dig fra dig selv og/eller fra andre.

Indhold

1. Vi er den dataansvarlige - hvordan kontakter du os?
2. Kontaktoplysninger på Databeskyttelsesrådgiveren
3. Formålene med og retsgrundlaget for behandlingen af dine personoplysninger
4. Kategorier af personoplysninger
5. Modtagere eller kategorier af modtagere
6. Overførsel til modtagere i tredjelande, herunder internationale organisationer
7. Hvor dine personoplysninger stammer fra
8. Opbevaring af dine personoplysninger
9. Brug af billeder og video
10. Retten til at trække samtykke tilbage
11. Dine rettigheder
12. Klage til Datatilsynet

1. Vi er den dataansvarlige – hvordan kontakter du os?

Hotel- og Restaurantskolen er dataansvarlig for behandlingen af de personoplysninger, som vi har modtaget om dig. Du finder vores kontaktoplysninger nedenfor.

Hotel- og Restaurantskolen
Vigerslev Allé 18
2500 Valby
CVR-nr.: 1186 1571
Telefon: +45 3386 2200
Mail: hrs@hrs.dk

2. Kontaktoplysninger på databeskyttelsesrådgiveren

Hvis du har spørgsmål til vores behandling af dine oplysninger, er du altid velkommen til at kontakte vores databeskyttelsesrådgiver, IT Center Nord.

Du kan kontakte vores databeskyttelsesrådgiver på følgende måder:

• På e-mail: dpo@itcn.dk
• På telefon: +45 7250 5999
• Ved brev: Øster Uttrup Vej 1, 9000 Aalborg, att. ”databeskyttelsesrådgiver”

3. Formålene med og retsgrundlaget for behandlingen af dine personoplysninger

Hotel- og Restaurantskolen tilstræber at behandle så få personoplysninger om dig, som muligt, ligesom vi kun foretager en behandling af de personoplysninger, vi har, hvis behandlingen er nødvendig, sagligt begrundet og proportionel.

Vi behandler dine personoplysninger til følgende formål:

• At kunne identificere dig
• At kunne planlægge og gennemføre din uddannelse (10. klasse, erhvervsuddannelse, eux samt arbejdsmarkedsuddannelse)
• At administrere dit fravær, herunder evt. din ret til SU el. andre ydelser samt arbejdsgivers ret til refusion
• At kunne dokumentere, at du opfylder kravene for uddannelsen
• At kunne indstille dig til prøver og eksamen
• At kunne udstede uddannelsesbevis til dig
• At kunne indberette årselever til Undervisningsministeriet
• At kunne indberette statistiske opgørelser til Undervisningsministeriet og Danmarks Statistik.

Retsgrundlaget for vores behandling af dine personoplysninger følger af: 

• Persondataforordningen
• Databeskyttelsesloven
• Lov om institutioner for erhvervsrettet uddannelse
• Lov om erhvervsuddannelser
• EUX-loven
• Lov om vejledning om uddannelse og erhverv samt pligt til uddannelse, beskæftigelser mv.
• Lov om elevers og studerendes undervisningsmiljø
• Lov om befordringsrabat til uddannelsessøgende i ungdomsuddannelser m.v.
• Lov om statens uddannelsesstøtte
• Bekendtgørelse om særlige tilskud til specialpædagogisk bistand ved ungdomsuddannelserne m.v.
• Bekendtgørelse om arbejdsmarkedsuddannelser
• Forvaltningsloven
• Offentlighedsloven (delvis)

Hotel- og Restaurantskolen har opsat video-overvågning på udvalgte steder på skolens område. Der er opsat skiltning, hvor video-overvågningen foregår. Optagelserne fra video-overvågningen vil kun blive tilgået og gennemset ved mistanke om kriminelle handlinger og ved afklaring af sikkerhedsspørgsmål. Optagelserne vil blive videregivet til politiet i tilfælde af kriminelle handlinger og/eller hvis det er påkrævet i henhold til lovgivningen. Ved videregivelse med andre årsager end de førnævnte, vil Hotel- og Restaurantskolen bede om dit samtykke, såfremt du optræder på optagelserne. Optagelser fra videoovervågningen opbevares i 14 dage, hvorefter den automatisk slettes. I særlige tilfælde, hvor det er nødvendigt af hensyn til et konkret tvist eller tv-overvågningslovens § 4 c, stk. 2, vil optagelsen blive opbevaret i længere tid.

Legitime interesser, der forfølges med behandlingen

Som nævnt ovenfor sker vores behandling af dine personoplysninger delvist på baggrund af interesseafvejningsreglen i databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra f (nødvendig af hensyn til offentlig myndighedsudøvelse).

4. Kategorier af personoplysninger

Hotel- og Restaurantskolen behandler følgende kategorier af personoplysninger om dig:

Almindelige personoplysninger:

Dine stamdata/kontaktoplysninger, herunder CPR-nummer, statsborgerskab og evt. værgeoplysninger

• Din ansøgning inklusiv de bilag, du har medsendt
• Oplysninger om dine tilmeldinger, indskrivninger og tilknytninger til uddannelse, hold, fag, kurser og evt. skoleoplærig
• Dit portrætbillede (til identifikation – ikke offentliggørelse)
• Dit brugernavn til skolens systemer
• Dit skema og dine fraværsoplysninger
• Dine opnåede karakterer, kompetence- og læringsmål, certifikater og beviser
• Dokumentation for merit/godskrivning
• Dokumentation for elevnotater, herunder udstedte advarsler og individuelle handlingsplaner
• Din eventuelle uddannelsesaftale
• Din eventuelle realkompetencevurdering, herunder tidligere uddannelse og ansættelser
• Personoplysninger ved ansøgning til skolehjem
• Afgangsårsag når du gennemfører eller afbryder din uddannelse.

Følsomme personoplysninger: 

• Dokumentation for ansøgning og tildeling af specialpædagogisk støtte

Særlige personoplysninger – som følsomme oplysninger:

• Din eventuelle tilknytning til Kriminalforsorgen under din uddannelse.
• Oplysninger om strafbare forhold jf. artikel 10

Følsomme og særlig følsomme personoplysninger registres ikke på alle elever, men kun på de elever hvor det har relevans og efter den pågældende elevs særlige samtykke. Samtykket kan altid tilbagekaldes.

5. Modtagere eller kategorier af modtagere

Hotel- og Restaurantskolen videregiver kun personoplysninger om dig, hvis det er nødvendigt ifølge lovgivningen, og varetagelsen af skolens pligter som uddannelsesinstitution.

Vi videregiver eller overlader dine personoplysninger til følgende modtagere:

• Offentlige myndigheder herunder ministerier, styrelser og kommuner (UU-vejledere hvis du er under 25 år jf. underretningspligten)
• Danmarks Statistik (udarbejdelse af offentlige statistikker)
• Skolens revisor (revision af tilskudsberettigelse)
• Andre Erhvervsskoler (hvis du skifter skole inden for samme uddannelse overdrages dine oplysninger)
• Praktikvirksomhed (fravær og karakterer)
• Faglige udvalg og uddannelsesforbund (til udstedelse af dit svendebrev)
• Arbejdsgivernes Uddannelsesbidrag – AUB (befordringsgodtgørelse i forbindelse med skoleophold)
• Dine forældre/værge, hvis du er under 18 år

Videregivelse af personoplysninger til øvrige modtagere kræver som udgangspunkt dit særlige samtykke.

6. Overførsel til modtagere i tredjelande, herunder internationale organisationer

Vi vil videregive dine personoplysninger til modtagere uden for EU og EØS, hvis du som elev har oplæring i udlandet, hvor virksomheden ligger uden for EU og EØS. 

Personoplysningerne vil typisk være navn, adresse, uddannelsesretning samt skoleophold.

7. Hvor dine personoplysninger stammer fra

I langt de fleste tilfælde giver du selv skolen dine personoplysninger, enten når du søger optagelse eller løbende under dit uddannelsesforløb. Men vi kan også modtage dine oplysninger fra følgende:

• Optagelse.dk
• brobygning.unoung.dk
• A-kasser
• Kommuner
• Praktikvirksomheden
• UU-vejledere
• FGU-skoler
• Det Centrale Personregister
• Studie+
• Lærepladsen.dk
• Easy-P
• Andre Erhvervsskoler
• Voksenuddannelse.dk

8. Opbevaring af dine personoplysninger

Vi opbevarer dine personoplysninger så længe, det er nødvendigt i forhold til dit uddannelsesforløb og der er et sagligt formål.

De fleste oplysninger slettes senest 5 år efter, du har afsluttet eller afbrudt din uddannelse

Dit navn, CPR-nummer, uddannelsestilknytning, opnåede karakterer, certifikater og beviser opbevares i 30 år fra du afslutter din uddannelse (Eksamensbekendtgørelsens §38).

9. Brug af billeder og video

På Hotel- og Restaurantskolen, vil vi gerne vise nuværende, tidligere og kommende elever - og deres forældre, hvordan det er at gå op skolen. Derfor bliver der ofte taget billeder og optaget i undervisningen og ved events på skolen, til brug på vores hjemmeside, de sociale medier og tryksager.

Der indhentes hertil samtykke, som til en hver tid kan trækkes tilbage jf. punkt 10.

10. Retten til at trække samtykke tilbage

Du har til enhver tid ret til at trække dit samtykke tilbage. Dette kan du gøre ved at kontakte os på de kontaktoplysninger, der fremgår ovenfor i punkt 1. Hvis du vælger at trække dit samtykke tilbage, påvirker det ikke lovligheden af vores behandling af dine personoplysninger på baggrund af dit tidligere meddelte samtykke og op til tidspunktet for tilbagetrækningen. Hvis du tilbagetrækker dit samtykke, har det derfor først virkning fra dette tidspunkt.  

11. Dine rettigheder

Du har efter databeskyttelsesforordningen en række rettigheder i forhold til vores behandling af oplysninger om dig.

Hvis du vil gøre brug af dine rettigheder, skal du kontakte os.

Ret til at se oplysninger (indsigtsret)
Du har ret til at få indsigt i de oplysninger, som vi behandler om dig, samt en række yderligere oplysninger.

Ret til berigtigelse (rettelse)
Du har ret til at få urigtige oplysninger om dig selv rettet.

Ret til sletning
I særlige tilfælde har du ret til at få slettet oplysninger om dig, inden tidspunktet for vores almindelige generelle sletning indtræffer.

Ret til begrænsning af behandling
Du har visse tilfælde ret til at få behandlingen af dine personoplysninger begrænset. Hvis du har ret til at få begrænset behandlingen, må vi fremover kun behandle oplysningerne – bortset fra opbevaring – med dit samtykke, eller med henblik på at retskrav kan fastlægges, gøres gældende eller forsvares, eller for at beskytte en person eller vigtige samfundsinteresser.

Ret til indsigelse
Du har i visse tilfælde ret til at gøre indsigelse mod vores eller lovlige behandling af dine personoplysninger. Du kan også gøre indsigelse mod behandling af dine oplysninger til direkte markedsføring.

Ret til at transmittere oplysninger (dataportabilitet)
Du har i visse tilfælde ret til at modtage dine personoplysninger i et struktureret, almindeligt anvendt og maskinlæsbart format samt at få overført disse personoplysninger fra én dataansvarlig til en anden uden hindring.

Du kan læse mere om dine rettigheder i Datatilsynets vejledning om de registreredes rettigheder, som du finder på www.datatilsynet.dk.

13. Klage til Datatilsynet

Du har ret til at indgive en klage til Datatilsynet, hvis du er utilfreds med den måde, vi behandler dine personoplysninger på. Du finder Datatilsynets kontaktoplysninger på www.datatilsynet.dk.